La segreteria organizzativa per gli eventi aziendali, quello c'è da sapere

La segreteria organizzativa per gli eventi aziendali: come …

La segreteria organizzativa per gli eventi aziendali: come …

Organizzare eventi aziendali vuol dire una molteplicità di attività che coinvolgono professionalità che, molto spesso, non si immaginano nemmeno. Molte di queste non si insegnano nemmeno nelle scuole, ma si possono imparare solo sul campo, lavorando sodo di fianco a chi il mestiere lo mastica da anni e facendo tanta, tanta esperienza.
Molte di queste attività sono invisibili agli occhi dei partecipanti, finché va tutto liscio, ma se qualcosa si inceppa stai pur sicuro che non mancherai di notare ogni genere di lacuna.
La segreteria organizzativa è proprio una di queste. È la parte che deve girare, come diciamo noi, come un orologio svizzero, altrimenti il tuo evento rischia di essere senza ospiti o, forse peggio, di avere ospiti scontenti.
E visto che PRC è un’agenzia che da oltre 20 anni si occupa di eventi aziendali e fa da segreteria organizzativa in tutta Italia (non solo a Milano), ci piaceva l’idea di spiegare per bene ciò che ogni azienda dovrebbe sapere per scegliere un partner che si occupi dei suoi eventi, piccoli o grandi che siano.

Dietro le quinte della segreteria organizzativa in un’agenzia di eventi

È bene fare questa specifica perché il mondo degli eventi perfetti esiste, ma sempre a fronte di persone reali che (spesso) fanno i salti mortali per incastrare tutto. Anche quello che si pensa non poter succedere mai. Cosa che, nel mondo degli eventi aziendali, è sempre dietro l’angolo.
Se ti chiedi quali sono le mansioni esatte della segreteria organizzativa, allora sappi che, per noi di PRC, vanno sempre considerate:

– La logistica dell’evento nella sua globalità;
– La gestione dei contatti con gli ospiti, partecipanti e invitati;
– La gestione degli inviti, tutto il mailing e la messaggistica;
– L’organizzazione dei trasporti degli ospiti;
– La mediazione e concertazione dell’hospitality e di eventuali soggiorni alberghieri.

E, non da ultimo, la gestione dei fornitori che ruotano attorno all’evento (catering, service, fotografi, video maker, altre agenzie, etc.).
Si, perché, anche quando un’azienda è strutturata al suo interno con un buon reparto marketing è difficile immaginare che si possa occupare anche di questi aspetti, in genere è più semplice e meno dispendioso (sotto molti punti di vista) affidare la gestione a chi, come noi, è sul campo da tanto tempo nel nostro caso da più di 20 anni.
Ecco perché una delle grandi qualità che la segreteria organizzativa deve saper dimostrare è la capacità di tenere tutto sotto controllo senza trasferire lo stress di questa gestione al cliente che organizza l’evento.
Ma se la capacità di autocontrollo fosse l’unica dote richiesta, allora basterebbe fare un buon corso di meditazione per risolvere i problemi di tutti gli eventi aziendali. Purtroppo, non è così.
Occorre infatti aver sviluppato una macchina organizzativa capace di incastrare molti aspetti che tendono a concatenarsi uno dentro l’altro.
Uno di questi è la gestione delle liste.

La gestione delle liste degli ospiti e degli invitati agli eventi aziendali

Se hai sempre immaginato la lista degli invitati agli eventi aziendali come un lungo elenco a punti scritto in Word, sappi che non può essere così.
La raccolta dei nominativi non può essere creata in modo approssimativo, fosse anche solo perché esiste una normativa sulla privacy che impone metodi di gestione e conservazione, tutt’altro che ovvi.
In generale, l’ordine degli elenchi, non è una cosa così ovvia. Come non lo è la categorizzazione degli invitati, degli ospiti e dei fornitori.
Per chi fa il lavoro della segreteria organizzativa è capitato di ricevere liste di nominativi su carta, via mail, via sms, whatsapp, facebook e molto altro ancora. Il più delle volte non per cattiva organizzazione del cliente, anzi, magari per semplice necessità o tempi strettissimi che impongono una dose importante di elasticità organizzativa.

Cosa fa la differenza in una segreteria organizzativa: il personale dell’evento

Spesso trovarsi al banco delle registrazioni può essere davvero complicato: un sacco di gente che ha mille cose per la testa e che, di sicuro, non pensa a tutto ciò che sta dietro alla logistica di un evento.
Ospiti e partecipanti arrivano e vogliono essere accolti a modo e accedere ai servizi dell’evento. La qualità dell’accoglienza, oramai, è qualcosa che diamo per scontato tutti quanti. Ma non sempre è così ovvia.
Per essere eccellenti non basta infatti essere dotati di “bella presenza”. Siamo tutti d’accordo che un bel visino sorridente non guasta mai, ma non è l’ingrediente che fa la svolta. Il cliente si aspetta efficienza e, di nuovo, controllo. Una sorta di consapevolezza subliminale di essere in mani sicure.
Per questo noi scegliamo le nostre hostess e i nostri steward seguendo un iter basato sulla selezione “personale”, ovvero conosciamo uno per uno tutti i ragazzi e le ragazze che lavorano con noi. Non compriamo database di nominativi e non facciamo auto reclutamento, come avviene in molti portali che sono più simili a cataloghi online di volti abilmente ritoccati con Photoshop.
Noi scegliamo le persone, prima ancora che i volti, le competenze e le doti personali che sono necessarie in un ambiente come il nostro.

Pensa, per fare un esempio non troppo distante, ai bodyguard, il security service (servizio di sicurezza) o guardie del corpo: se hai bisogno di figure come queste all’interno di un tuo evento, non puoi sceglierli in base a criteri come: grandi, grossi, muscolosi e con la faccia cattiva. In realtà non vuoi dei palestrati malati di arti marziali, ma degli esperti di sicurezza, capaci di essere discreti, quasi invisibili, con comprovate capacità di gestione dei conflitti e di competenze tali da abbassare il livello della tensione quando si presenta un evento critico, addirittura vuoi che siano in grado di prevenirlo. In altre parole, vuoi dei professionisti.
Alla stessa maniera interpreti e traduttori per un evento multilingua, non sono semplicemente persone che conoscono una lingua straniera, che l’hanno studiata a scuola. Stiamo sempre parlando di persone che comprendono a fondo ogni sfaccettatura linguistica utile a trasformare una traduzione pedissequa in un momento di comunicazione vero e propria, pur rimanendo all’ombra del personaggio che traducono. Per tutto il resto c’è Google Translator.

La segreteria organizzativa funziona quando non la noti

Sarebbe bello dire che grazie alla nostra esperienza tutto è diventato talmente semplice che lo possiamo fare ad occhi chiusi, ma questo lavoro non funziona così. Ci devi mettere anima e corpo ogni volta. Ogni evento aziendale è diverso, ogni segreteria è diversa, ogni cliente è diverso.
E ti rendi conto che tutto è filato liscio quando non ti è sembrato di vedere nessun altro che gli ospiti sul palco e gli altri invitati.
Diversamente forse hai affidato il lavoro a qualcuno che è costato poco, ma che ha fruttato le medesime soddisfazioni.

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