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Noi di P.R.C. lo sappiamo bene: nel nostro campo e soprattutto a Milano, dove le occasioni di lavoro nel mondo degli eventi sono numerose, nascono e si moltiplicano ogni settimana più o meno improvvisate agenzie di organizzazione di eventi. Tutte si dichiarano naturalmente espertissime nel settore, presenti sul territorio da anni e pronte a fornire un servizio completo chiavi in mano.

E dunque come orientarsi in questa confusione di agenzie che gridano slogan sui loro successi?

Noi di P.R.C, dal 2006 presenti nel settore, proviamo a spiegarvi in 7 punti come riconoscere un’agenzia di organizzazione di eventi seria e affidabile.

Anzitutto un’agenzia di organizzazione di eventi attendibile deve essere facilmente rintracciabile e riconoscibile online, vediamo come.

É importante che l’agenzia abbia un sito di proprietà con indicati in maniera chiara i contatti (mail, telefono, eventualmente un fax), la posizione dell’ufficio e soprattutto il numero della Partita IVA, attraverso il quale a questo link si può verificare l’esistenza effettiva dell’agenzia e l’anno di apertura della stessa.

Non basta dichiarare di lavorare da anni nel settore: è opportuno che si verifichi l’esperienza effettiva dell’agenzia in una sezione dedicata del sito all’archivio storico degli eventi passati.

È opportuno anche che l’agenzia renda pubblico un elenco anche solo parziale dei clienti con cui ha lavorato e lavora (con testimonianze attendibili) per dare un’idea più chiara del tipo di servizi che può offrire e verso quale tipo di azienda è più orientata.

Le agenzie di organizzazione di eventi strutturate hanno certamente una presenza almeno sui principali social network: Instagram, Facebook e LinkedIn. I social, se ben organizzati, sono un ottimo mezzo per le agenzie per raccontarsi online.

Le agenzie di organizzazione di eventi affidabili che offrono il servizio di selezione del personale devono tutelare i dati sensibili e personali che hostess e steward forniscono all’agenzia per poter essere selezionati e valutati.

É necessario, per questo, avere una sezione dedicata sul sito, di solito denominata “Lavora con Noi” che preveda una compilazione di un form a norma GDPR verificato che protegga le informazioni che gli utenti forniscono in un CRM organizzato e custodito.

Un’agenzia di organizzazione di eventi, per quanto grande e strutturata, difficilmente racchiude in sé tutto il personale necessario al successo di un evento. Di solito ci si affida a partner fidati per delegare alcune parti dell’evento come l’allestimento, la sicurezza o i servizi di intrattenimento.

È opportuno che l’agenzia segnali pubblicamente il network di professionisti cui si affida, raccontando anche di alcune esperienze vissute in prima persona con loro, in modo da guadagnarsi la fiducia di chi le affida l’organizzazione dell’evento.

Inoltre, far parte di alcuni network di professionisti e associazioni per la tutela del lavoro e dichiararlo pubblicamente è una garanzia ulteriore per chi decide di affidare il proprio evento ad un’agenzia.

Le agenzie di organizzazione di eventi affidabili non nascondono e anzi esortano clienti e personale a lasciare commenti e feedback pubblici visibili sulle pagine social e anche nella sezione dedicata su google.

I feedback sono una garanzia per i clienti che leggono il “Dicono di Noi” e una sicurezza per il personale che lavora con l’agenzia.

Infine, oltre alle informazioni che si possono facilmente reperire online, ricordiamo che il cliente ha sempre il diritto di chiedere ed ottenere da un’agenzia di organizzazione di eventi:

• Il DURC, Documento Unico di Regolarità Contributiva, ovvero il certificato che attesta la posizione regolare di un’impresa o un operatore economico in termini di contributi previdenziali e assistenziali;
• La VISURA CAMERALE ordinaria e storica ovvero il documento che fornisce informazioni su qualunque impresa italiana, individuale o collettiva, iscritta al registro delle imprese tenuto dalle Camera di Commercio, dell’Industria, Artigianato ed agricoltura (presente in ogni provincia italiana);
• La CERTIFICAZIONE di IDONEITA’ TECNICO PROFESSIONALE, ai sensi dell’art. 26 e dell’allegato XVII del D.Lgs 81/2008.

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