A febbraio 2023 siamo state contattate da un nuovo cliente che aveva bisogno di un supporto nell’organizzazione di un suo evento multibrand a Milano. Si è trattato di 4 giornate di presentazione delle nuove collezioni ai clienti dei vari marchi.

Le segreterie organizzative sono la nostra specialità e ne parliamo spesso, ma ogni evento è diverso e così lo è ogni segreteria. Così ci siamo chieste: perché non raccontare più nel dettaglio il dietro le quinte di uno degli eventi che abbiamo seguito, in modo da poter spiegare un po’ meglio alcune delle tante cose di cui ci occupiamo per i nostri clienti?

Approfittando magari anche dell’occasione per riflettere un po’ su cosa ci ha insegnato questa esperienza, che è stata sicuramente una delle più sfidanti di questo 2023 – almeno finora!

La prima necessità del cliente era quella di raccogliere le adesioni degli invitati, con i relativi dati anagrafici ed eventuali richieste relative all’evento. Per questo passaggio l’ideale sarebbe stato utilizzare il nostro gestionale, tramite il quale i partecipanti in fase di iscrizione avrebbero potuto inserire direttamente tutte le informazioni richieste, ma purtroppo a causa di un problema del cliente non abbiamo potuto utilizzare la piattaforma.

Abbiamo quindi proceduto con la segreteria tradizionale, raccogliendo le adesioni ricevute via email: ogni cliente ha inviato la scansione della scheda compilata, che noi abbiamo salvato riportando in un master file tutti i dati necessari. Le informazioni contenute nelle schede riguardavano la scelta della data di partecipazione (tra le 4 proposte) e le preferenze di viaggio (mezzo, aeroporto/stazione di partenza, orari).

In base a tutte le info raccolte abbiamo man mano impostato il calendario degli appuntamenti, cercando sia di seguire le indicazioni del nostro cliente che di accontentare i loro ospiti. Non è stato facile, perché si parlava di più di 218 aziende che dovevano incontrare il proprio agente di riferimento per uno o più dei quattro brand, con slot di un’ora per ognuno per un totale di 477 slot di appuntamenti nelle quattro giornate; a complicare il tutto, il fatto che ogni brand esponesse in una diversa location: una specie di grande tetris, ma alla fine siamo riuscite a conciliare le esigenze di tutti!

Una volta fissati gli appuntamenti, ci siamo interfacciate con l’agenzia per l’acquisto della biglietteria per i viaggi degli ospiti che venivano da fuori città, mentre per i milanesi o coloro che hanno raggiunto Milano autonomamente abbiamo preso accordi con dei parcheggi per mettere loro a disposizione dei posti auto.

Inoltre per agevolare tutti negli spostamenti in città abbiamo organizzato i transfer da e per aeroporti/stazioni e naturalmente abbiamo previsto delle navette che facevano la spola tra le varie location che ospitavano i brand. Siamo quindi state operative anche per tutte le quattro giornate di evento per gestire al meglio eventuali imprevisti e cambiamenti dell’ultimo minuto.

Poter utilizzare il nostro gestionale avrebbe portato vantaggi per tutti, sia nella fase di raccolta dati (i clienti avrebbero semplicemente compilato i campi di un form invece di dover stampare, compilare, scansionare e inviarci via mail la scheda di partecipazione e noi avremmo avuto già tutti i dati pronti e uniformati) che nelle comunicazioni via mail (una volta compilato il form il cliente avrebbe ricevuto subito una conferma automatica invece di dover aspettare la risposta alla mail per sapere se l’iscrizione era andata a buon fine) e soprattutto avrebbe ridotto la possibilità di eventuali errori e ci avrebbe fatto risparmiare tempo prezioso da poter dedicare alle delicate fasi di lavoro successive.

Non ci siamo comunque perse d’animo e grazie al nostro know-how siamo riuscite ad ottimizzare ugualmente il tempo a nostra disposizione: data la mole di lavoro e i tempi stretti abbiamo capito che la soluzione migliore sarebbe stata quella di dividerci compiti, nonostante non fosse una cosa non semplice perché, anche se sulla carta i vari passaggi potevano essere portati avanti parallelamente, spesso molte problematiche si sono incrociate su più livelli richiedendo l’attenzione di tutte per fare in modo di non trascurare nessun aspetto. Siamo quindi riuscite a trovare un metodo per passarci le informazioni che fosse veloce e contemporaneamente fosse chiaro per le colleghe.

Questo “ingranaggio” ha però funzionato davvero solo perché oltre all’esperienza e ad una comunicazione efficace ci sono state la fiducia del cliente nei nostri confronti e quella di ognuna nel lavoro delle altre!

Hai anche tu in programma un evento e cerchi un aiuto professionale nella gestione, che ti alleggerisca dagli aspetti organizzativi per lasciarti tempo ed energie per seguire gli aspetti più strategici?

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